اهمیت های نرم افزار حسابداری و تاثیر آن ها بر روی حسابرسی چیست؟

در گذشته، کسب کار ها به چند مغازه و یا کارگاه های کوچک خلاصه می شد که نیاز چندانی به یک حسابدار و کار های مربوط به حسابداری نبود. با پیشرفت علم و فناوری اهمیت نرم افزار های حسابداری افزایش یافته و بخش عمده ای از مسئولیت‌ها از نیروی انسانی گرفته و به تکنولوژی محول شده است، که باعث سرعت بخشیدن و آسان تر شدن کارها می شود و با استفاده از نرم افزار مالی و حسابداری، کارها بهتر و دقیق تر انجام میگیرد.

در بازار پر رقابت کنونی، توانایی محاسبه و ارزیابی دقیق این اطلاعات و برآورد سود و زیان مالی در موفقیت شرکت یا سازمان نقش کلیدی دارد. مهمترین نتیجه ی این ارزیابی و محاسبات این است که شرکت ها و سازمان ها می توانند رتبه ی خود را در بازارهای مختلف ارزیابی کنند. به طور حتم، ضعف نظام اطلاعاتی حسابداری یا کار کرد ضعیف آن می‌تواند موجب فلج شدن سازمان در مواجهه با بحران‌های اقتصادی و اشتباهات پر هزینه شود. فرایندهای مالی، اساسی ترین و حیاتی ترین فعالیت یک شرکت محصوب می شود و نرم افزار حسابداری به‌ عنوان ستون اصلی عملیات کسب ‌و کار در کل سازمان عمل می‌کند.

اهمیت های نرم افزار حسابداری و نکاتی که باید در انتخاب آن دقت کنید

با یک نرم‌افزار حسابداری یا نرم‌افزار مالی مناسب می‌توان سرمایه‌گذاری و نیاز نقدی شرکت را به خوبی مدیریت و نظارت کرد. حسابداری یکی از مهم‌ترین توابع هر شرکتی محسوب می‌شود. در واقع زبان کسب و کار علم حسابداری و فرآیند آن در شرکت‌هاست. برای اولین بار در زمان‌های باستان از حسابداری استفاده شد و به مرور زمان این علم تکمیل‌تر و پخته‌تر شد.

حسابداری را می‌توان به شاخه‌های مختلف تقسیم کرد مانند حسابداری مالی، حسابداری مدیریت و… . هم حسابداری مالی و هم حسابداری مدیریتی جزیی از فرآیندهای کسب‌وکارهای حرفه‌ای هستند. حسابداری مالی بر گزارش‌های قانونی استوار است و حسابداری مدیریتی بر گزارش‌های مختلف برای استفاده‌ی داخلی شرکت مبتنی است که به نیازهای مدیران مرتبط می‌شود. حال به اهمیت های نرم افزار های حسابداری در کسب و کار می‌پردازیم.

پیشنهاد می کنم خواندن مقاله ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب را به تعویق نیندازید.

اهمیت های نرم افزار حسابداری و نکات طلایی آن

مدیریت دفاتر حسابداری برای کسب و کارهای کوچک وظیفه‌ای نیست که کوچک شمرده شود. ثبت گزارش های مالی نرم افزارهای حسابداری و توجه به نکات طلایی سیستم‌های حسابداری و مالی بسیار مهم تلقی می‌شود زیرا می‌تواند به شما در فهم نقاط قوت و ضعف کسب و کارتان یاری رساند. دیگر تنها یک دفتر کل نوشته شده یا صفحه گسترده اکسل برای انجام امور حسابداری کافی نمی‌باشد.و همه اینها یکی از چند اهمیت نرم افزار های حسابداری میباشد.

تا چند سال پیش اپلیکیشن های حسابداری بر روی دسکتاپ صاحبان کسب و کارهای کوچک و یا کامپیوترهای حسابداران قابل استفاده بودند. دفاتر حسابداری از مکان دیگری قابل دسترسی نبودند و تنها یک نفر می‌توانست آن ها را در زمانی واحد مشاهده نماید. سپس کاربرد رایانش ابری رایج گردید و تامین کنندگان نرم افزار حسابداری فراگیر شدند.

حسابداری یک فعالیت خدماتی است. با پیشرفت علم حسابداری و ورود علم برنامه‌نویسی و فناوری اطلاعات و مرتبط‌شدن این دو با هم نرم‌افزارهای مالی و حسابداری زیادی به وجود آمدند که می‌توانند به راحتی همه‌ امور مالی و حسابداری شرکت‌ها را تنها با وارد‌کردن اطلاعات انجام دهند و دیگر نیازی به آن هجمه اطلاعات روی‌ هم‌ انباشته‌ شده و صورت‌های مالی در هم‌ریخته و بلاتکلیف نیست.

تنها کافی است اطلاعات صحیح را به نرم‌ افزار مالی یا نرم‌افزار حسابداری جامع خود بدهید تا تمام فعالیت‌های جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و خروجی‌های موردنیاز را به شما بدهد.

1) استفاده آسان

یکی از مهم ترین اهمیت های نرم افزار حسابداری این است که کاربری آن آسان باشد، یک داشبورد آسان را به نمایش می گذارد که گزارش کوتاه و سریعی از سلامت مالی شرکت بلافاصله پس از ورود به سیستم تدارک می‌بیند. داشبورد حتی حساب های اصلی شما را مشخص کرده تا شما بتوانید به سرعت نمایی از چگونگی کارکرد کسب و کار خود بدست آورید.

شما باید قادر به یادگیری داشبورد و اشراف کامل بر آن باشید و عملیات اولیه حسابداری را با چندین کلیک اجرا نمایید. نیازی نیست تا زمان ارزشمند خود را صرف سفارشی سازی یک صورتحساب برای یک مشتری خاص کنید یا به دلیل مواجهه با سررسید نامنتظره یک قبض غافلگیر شوید.

2) یکپارچگی و هماهنگی با سایر ابزارها

هر کسب و کاری منحصر به فرد بوده و از تعداد بسیار زیادی ابزار برای پیش بردن امور به شکلی روان و پیوسته استفاده می‌کند. ممکن است شما از اپلیکیشن های متفاوتی برای مدیریت کارکردهای مختلف کسب و کار خود استفاده کنید (شاید از یک پلتفرم تجارت الکترونیکی، یک سیستم CRM و یا یک کنترل کننده شغل). به دنبال یک نرم افزار حسابداری باشید تا با سایر اپلیکیشن های مدیریت کسب و کار یکپارچه شود.

همچنین به خاطر داشته باشید زمانی که کسب و کار شما به موفقیت و رشد دست می یابد شما ممکن است از ابزارهای دیگری برای مدیریت حجم کار اضافه شده استفاده نمایید. به صورت کلی هر چقدر کسب و کار شما از قابلیت انعطاف پذیری بیشتری برخوردار باشد بهتر و مفیدتر است.

3) به بانک شما متصل شود

شاید داشتن قابلیت اتصال دفاتر حسابداری شما به بانک از اهمیت بیشتری نسبت به ویژگی یکپارچگی با CRM و یا پلتفرم کنترل کننده شغلی برخوردار باشد. در گذشته شما ممکن بود مجبور به وارد کردن دستی تراکنش های بانکی در نرم افزار دسکتاپ خود می‌شدید. اما اپلیکیشن های ابری امروزه این کار را برای شما به صورت اتوماتیک انجام می‌دهند. بانک، کارت اعتباری و اظهارنامه های PayPal می‌توانند مستقیما وارد نرم افزار حسابداری شما شوند. تمام چیزی که نیاز به انجام آن دارید مطابقت دادن تراکنش های بانکی با تراکنش های حسابداری است. این فرایند بسیار دقیق تر و کاراتر از روش قدیمی است و یکی از مهم ترین اهمیت های نرم افزار حسابداری است.

4) از داده های شما محافظت کند

هنگامی که داده های مالی در حافظه ابری ذخیره می شود، دیگر امکان این که اطلاعات ضروری به خاطر آسیب دیدن درایو هارد کامپیوتر، نوسان برق و یا ریختن چای از دست برود وجود نخواهد داشت. داده‌ها در سرورهای خارجی برای شما ذخیره خواهند شد. تعداد گرفتن نسخه پشتیبان در میان تولید کنندگان متفاوت است. بنابراین مطمئن شوید که این عامل را در تصمیم گیری های خود در نظر گرفته اید.یکی از اهمیت های نرم افزار حسابداری خوب این است که نرم افزار بک آپ های متعدد به صورت خودکار برای شما بگیرد.

با ایجاد نرم افزار ابری داده های شما در معرض خطر نفوذ و حمله های اینترنتی قرار گرفته‌اند. بانکداری اینترنتی یک استاندارد امنیتی را بوجود آورده است بنابراین مطمئن شوید که نرم افزار شما از این استاندارد برخوردار است. این به معنی رمزنگاری لایه سوکت امنیتی (SSL) ، محافظت سرور فایروال چند لایه و بازرسی و نظارت روتین خارجی است.

5) پشتیبانی از مشتری

زمان یادگیری هر نرم‌افزار جدیدی قابلیت اتصال آن به یک کارمند، سایر کاربران و متخصصان ضروری می باشد. جواب سوال شما همیشه در دفترچه راهنما و یا بخش منابع یک وب سایت قابل پیدا کردن نیست.

تامین کنندگان نرم افزار با پایگاه بزرگ مشتریان معمولا از یک جامعه آنلاین برخوردار هستند که متشکل از کاربرانی است که با یکدیگر در تعامل هستند. این جوامع معمولا توسط کارمندان نظارت می شوند و در زمان لزوم در بحث ها دخالت می کنند.

اگر شما براستی به دنبال آن هستید که در تهیه گزارشات مالی حرفه ای شوید می توانید نرم افزاری را انتخاب کنید که آموزش های وسیعی مانند خودآموزهای ویدیویی و وب کنفرانس ها را ارائه می دهد.پس پشتیبانی نیز یکی از اهمیت های نرم افزار حسابداری میباشد.

6) قیمت

گزینه های رایگان نرم افزار وجود دارند اما معمولا با توجه به تعداد ویژگی های در دسترس قیمت گذاری می شوند. پرداخت حق اشتراک ماهانه به یک تامین کننده SaaS حسابداری برای بیشتر کسب و کارهای کوچک انتخاب گزینه مناسب را تسهیل میکند. این شرکت ها معمولا نسخه ای رایگان پیشنهاد می‌دهند که یک راه اصلی برای تعیین بهترین گزینه برای کسب و کار کوچک شما خواهد بود. پس قیمت یکی از مهم ترین اهمیت های نرم افزار حسابداری مبیاشد.

با استفاده از این ویژگی ها باید بتوانید یک اپلیکیشن حسابداری که با نیازهای خاص کسب و کار شما متناسب بوده و وظایف معمول حسابداری را برای شما آسان و در دسترس می سازد، پیدا نمایید. خوشبختانه این انتخاب به شما دیدگاهی از موقعیت مالی شرکت ارائه می دهد و به شما قدرت گرفتن تصمیمات کسب و کار منطقی و سودآور را خواهد داد.

مهم‌ترین اهمیت های نرم افزار های حسابداری این است که از ماهیت مالی شرکت برای ذی‌نفعان مختلف شرکت اطلاعات کمی زیادی به وجود می‌آورد تا بتوانند از این اطلاعات مدیران یا سهامداران برای تصمیمات آتی استفاده کنند.

این سهام‌داران عبارتند از سرمایه‌گذاران، مدیران، دولت، تأمین‌کنندگان، شرکا و … . بهترین نرم افزار های حسابداری مانند نرم افزار حساب بان به مالکان، سهام‌داران و ذی‌نفعان شرکت کمک می‌کنند تا تصمیمات کوتاه‌مدت و بلندمدت درستی برای کسب و کار خود بگیرند تا به شرکت کمک و زمینه‌ رشد و توسعه‌ بیش‌تر شرکت و هم‌چنین نفوذ بهتر در بازار را فراهم کنند.

اگر مایلد هستید که بیشتر درباره نرم افزار های حسابداری مطالعه کنید بر روی این لینک کلیک کنید